Word Office 2010: Thủ thuật với bảng mục lục

Đăng ngày: 03 Tháng 9 2014
Đánh giá bài này
(1 Bình chọn)
Word Office 2010: Thủ thuật với bảng mục lục Word Office 2010: Thủ thuật với bảng mục lục

Bảng mục lục là bản ghi các đề mục với số trang, theo trình tự trình bày trong sách, tạp chí (để ở đầu hoặc cuối sách, tạp chí),  danh mục sách báo, tư liệu, v.v.. Đây là một tính năng quan trọng và dân văn phòng thường xuyên phải sử dụng đến. Trong Office Word 2010, bạn có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa, xóa.. bảng mục lục theo những hướng dẫn dưới đây.

1.  Đánh dấu mục lục

Khi bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu. Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau:

Cách 1:  Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:

Đây là cách dễ nhất để tạo mục lục tự động . Ví dụ : Có Heading 1, Heading 2, tùy theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa.

-  Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading

-  Chọn tab Home

-  Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)

Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1

-  Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery.

-  Nếu Style bạn muốn không xuất hiện, chọn Save Selection as New Quick Style.

chọn Save Selection as New Quick Style

Cách 2: Đánh dấu các mục văn bản riêng:

-  Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading

-  Chọn tab References

-  Chọn Add Text >trong nhóm Table of Contents

-  Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn

Đánh dấu các mục văn bản riêng

2.   Tạo mục lục tự động

Để tạo mục lục tự động bạn thực hiện theo các bước sau:

-  Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động

-  Chọn Tab References

-  Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.

Chọn nút Table of Contents

Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình

3.   Cập nhật Tab e of contents

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau:

-   Cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References

-   Sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.

chọn Update Table trong nhóm Table of Contents

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang.

Cập nhật bảng mục lục

Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table. Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.

4.   Xóa mục lục tự động

Để xóa mục lục tự động:

-   Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon

-   Chọn Table of Contents

-   Chọn Remove Table of contents.

Chọn Remove Table of contents

5.  Thiết kế lại bảng mục lục

Bạn có thể thiết kế lại bảng mục lục bằng cách: Trên Tab References, chọn Table of Contents trong nhóm Table of Contents → Insert Table of Contents.

Chẳng hạn nếu bạn muốn thay đổi mục lục thành màu xanh. Trong hộp thoại Table of  Contents, bạn đánh dấu mục From template trong hộp Formats → chọn Modify. Tiếp theo bạn chọn TOC 1 trong hộp thoại Style để chọn cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mục lục TOC và sau đó chọn Modify. Hộp thoại Modify Style được mở ra, sử dụng hộp màu Font trong phần Formatting để chọn màu xanh. Sau khi click OK hai lần, hãy xem trong mục Print Preview của hộp thoại Table of Contents và bạn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay còn được viết tắt là TOC 1 (hay Level 1), bây giờ là màu xanh.

Nếu bạn muốn thay đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 (Level 3) cũng thành màu xanh, thì bạn cũng làm theo quy trình trên , chỉ khác là thay vì chọn TOC 1 thì bạn  chọn TOC 2 hoặc TOC 3 .

Khi click Format, bạn cũng sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph, Tabs, bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt của từng phần và xem lại chúng trong mục Preview trước khi áp dụng cho bảng mục lục.

6.  Làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục

Làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục

Bảng mục lục quá dài, có lẽ chỉ cần hai cấp độ đầu tiên TOC 1 và TOC 2 là phù hợp với tài liệu của bạn. Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn các phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục. Word 2010 có đến 9 cấp độ khác nhau. Làm ngắn bảng mục lục bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục thì bạn hãy tăng cấp độ lên. Bạn có thể xem trong Print Preview hoặc Web Preview để xem sự điều chỉnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần.

7.  Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục

Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents. Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang.

thay đổi canh dòng (align) của số trang

Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng. Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers.

Còn rất nhiều các thủ thuật với Word Office 2010, bạn có thể xem thêm tại Thủ thuật máy tính

Gửi bình luận

Hãy nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu trong ô có dấu (*). Không được phép sử dụng mã HTML.

LIKE để ủng hộ bạn nhé!

 

Tham gia diễn đàn seo hàng đầu Việt Nam

Has no content to show!