Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Word 2013 - P3

Đăng ngày: 08 Tháng 10 2013
Đánh giá bài này
(1 Bình chọn)
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Word 2013 - p3 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Word 2013 - p3

Bài viết hướng dẫn cách xem những phím tắt bàn phím đi kèm mỗi câu lệnh trong Word 2013 và bổ sung shortcut mới hoặc thay đổi những shortcut hiện tại.

Cách bổ sung, chỉnh sửa phím tắt trong Word 2013

Nhiều lệnh trong Microsoft Word có shortcut (phím tắt bàn phím) đi kèm, giúp người dùng nhanh chóng định dạng văn bản, lưu file và thực hiện các thao tác khác trên tài liệu. Những phím tắt bàn phím này có thể được tùy chỉnh hoặc bạn có thể gắn shortcut cho các lệnh chưa có phím tắt.

Dưới đây là cách để xem những phím tắt bàn phím đi kèm mỗi câu lệnh trong Word 2013, bổ sung shortcut mới hoặc thay đổi những shortcut hiện tại.

Có một số cách để truy cập màn hình Options để tùy biến thanh Ribbon, nơi có hộp thoại cho phép tùy chỉnh shortcut bàn phím. Cách thứ nhất là nhấn vào tab (thẻ) “File”. 

Microsft office Word 2013

Sau đó, nhấn vào “Options” từ danh sách menu ở phía bên trái.

Trên hộp thoại “Word Options”, nhấn vào “Customize Ribbon” ở menu phía bên trái.

Cách thứ hai nhanh hơn để truy cập màn hình Customize Ribbon là nhấn chuột phải lên một trong các tiêu đề mục ở tab bất kỳ của Ribbon. Chọn “Customize the Ribbon” từ trình đơn xuất hiện.

Phía bên trái của màn hình “Customize Ribbon” là danh sách các câu lệnh. Nhấn vào nút “Customize” ở dưới cùng cạnh “Keyboard shortcuts”. 

Hộp thoại “Customize Keyboard” xuất hiện. Để liệt kê tất cả các lệnh trong danh sách “Commands” ở phía bên phải, chọn “All Commands” ở danh sách “Categories”. Nếu bạn biết câu lệnh muốn chèn shortcut nằm ở mục nào, bạn có thể chọn mục đó để thu hẹp danh sách các lệnh ở phía bên phải.

Chọn lệnh muốn chèn shortcut từ danh sách Commands. Nếu không có phím shortcut được liệt kê ở hộp“Current keys”, nghĩa là chưa có phím shortcut gắn với lệnh đó.

Để gán một phím shortcut cho lệnh, đặt con trỏ vào hộp soạn thảo “Press new shortcut key” và nhấn phím shortcut bạn muốn dùng.

Nếu phím shortcut đó chưa được dùng bởi lệnh bất kỳ trong Word trường “Currently assigned to” bên dưới hộp “Current keys” sẽ hiện “[unassigned]”. Nhấn nút “Assign” để gán phím shortcut đã chọn cho câu lệnh được chọn.

Lưu ý: Nếu bạn nhập shortcut bàn phím đã được gán cho lệnh khác, Word sẽ thông báo lệnh được gán với shortcut đó. Chỉ cần nhấn vào các phím shortcut khác cho tới khi thấy xuất hiện chữ “[unassigned]” như trong ảnh trên.

Một khi bạn nhấn “Assign”, phím shortcut sẽ được thêm vào danh sách “Current keys”.

Lưu ý: Bạn có thể gán nhiều hơn một phím shortcut cho một câu lệnh.

Nhấn “Close” để đóng hộp thoại “Customize Keyboard”.

Lưu ý: Để xóa một shortcut gán cho một lệnh, chọn shortcut đó trong danh sách “Current keys” và nhấn“Remove”.

Nhấn “OK” từ hộp thoại “Word Options” để đóng lại.


Bạn cũng có thể thay đổi shortcut đã gán cho một lệnh bằng cách xóa shortcut đó đi và gán cho lệnh shortcut mới.

Tắt thanh Mini Toolbar và tính năng Live Preview trong Word 2013

Thanh Mini Toolbar và tính năng xem trước (Live Preview) được giới thiệu lần đầu tiên trong Word 2007, và tiếp tục được sử dụng trong phiên bản Word 2010 và Word 2013.

2 tính năng này giúp người dùng nhanh chóng thiết lập định dạng và xem trước thiết lập định dạng trong quá trình soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, nếu 2 tính năng này làm phiền bạn, bạn có thể tắt chúng dễ dàng. Mời bạn tham khảo hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Trong giao diện soạn thảo hiện tại, bạn nhấn chọn "FILE"

Bước 2: Tìm đến tùy chọn "Options"

Bước 3: Trong hộp thoại Options hiện ra, bạn nhấn vào nhóm thiết lập "General" và tìm đến nhóm thiết lập"User Interface options". Tại đây, tùy vào mục địch mà bạn sẽ tùy chọn tắt tính năng Mini Toolbar hay Live Preview bằng cách bỏ dấu kiểm trước mỗi tùy chọn. Sau đó nhấn "OK" để lưu lại thiết lập.

Tắt tính năng Protected View trong Office 2013

Microsoft luôn nỗ lực trong vấn đề bảo vệ người dùng trước các hiểm họa từ Internet, mà ở đây là các tài liệu văn bản Word được gửi kèm qua Email.

Khi mở các tài liệu này lên bằng ứng dụng Word trong bộ Office, tính năng Protected View sẽ xuất hiện để bảo vệ bạn.

Tuy nhiên, nếu muốn bạn vẫn có thể tạm thời tắt tính năng này đi bằng phương pháp sau:

Trong giao diện Word 2013, bạn nhấn chọn FILE.

Nhấn chọn tiếp "Options".

Cửa sổ Word Options xuất hiện, bạn chọn "Trust Center".

Sau đó chọn tiếp "Trust Center Settings".

Trong danh sách các nhóm tùy chọn, bạn tìm và nhấn vào "Protected View".

Bây giờ bạn hãy tiến hành bỏ đánh dấu ở tất cả 3 ô tùy chọn và nhấn "OK" để lưu lại.

Cách làm này cũng có thể áp dụng tương tự như trên Word 2010.


Cách mở các file bị khoá trong Office 2013

Nếu bạn đã cập nhật lên Office 2013, hay Office 365, có thể bạn sẽ gặp phải trục trặc khi mở các file đính kèm mà người khác gửi email cho bạn. Cố gắng mở một file Word ra bạn có thể nhận ra chương trình Word không chỉ từ chối mở file, mà còn không cung cấp giải pháp hỗ trợ.

Lý do các file không thể mở được là vì nó xuất phát từ một máy tính khác – Và phần mềm Office xem đó là mối đe doạ bảo mật. Khi bạn đang xử lý với những file được gửi qua email đến cho bạn, hoặc bạn tải chúng từ Internet, cảnh giác này của Office rất đáng khen ngợi, nhưng nó cũng gây khó chịu vô cùng.

Vấn đề còn bị xé ra to hơn khi thực tế những file được lưu trên một drive mạng lưới hoặc copy từ những máy tính khác trên mạng home của bạn có thể bị ảnh hưởng. Trong những trường hợp này, bạn sẽ rơi vào trạng thái … không thể làm gì. Sau đây là một số giải pháp giúp bạn.

Office 2013 cũng áp dụng một kỹ thuật tương tự với Internet Explorer để xác định nguồn gốc của các file, và điều này có thể dẫn đến các vấn đề về bảo mật.

Mở từng file bị khoá

Nếu bạn không gặp phải vấn đề này thường xuyên, bạn có thể làm theo cách này để mở những file bị khoá.

Click chuột phải vào file bị Office khoá và chọn Properties từ menu. Trên thẻ General, click vào nút Unblock ở dưới cùng của hộp thoại, sau đó click vào OK. Lần sau, bạn chỉ cần click đúp vào file, nó sẽ mở ra cho bạn.

Mở khoá tất cả các file

Nếu bạn nhận thấy mình thường xuyên phải đối mặt với cảnh báo lỗi khi mở file, bạn có thể muốn thực hiện một cách khác. Chẳng hạn, nếu bạn lưu tất cả các file của bạn trong các file zip trên một drive mạng lưới, bạn sẽ thấy bất kỳ file nào trong tập tin lưu trữ mà bạn muốn mở ra đều bị tự động khoá lại (block). Và tất nhiên, bạn sẽ không thoải mái khi cứ mỗi lần mở file lại mỗi lần phải thực hiện các thao tác mở khoá (unblock).

Trong Word 2013 – Hoặc trong bất kỳ ứng dụng Office nào mà bạn đang gặp vấn đề hãy click vào trình đơn Filevà chọn Options. Click vào đường link Trust Center phía bên trái.

Tại đây bạn sẽ xác định những folder nào mà bạn có thể luôn luôn tin tưởng, và vì thế các file lưu trong đó cũng sẽ luôn được được mở ra.

Nếu bạn cố gắng mở các file được lưu trên một mạng lưới khác, bạn có thể thêm cái này vào danh sách các địa điểm lưu tin cậy của bạn, click vào nút “Add new location”.

Click vào Browse và sau đó tìm đến folder hoặc ổ mà bạn muốn unblock. Bạn cũng có tuỳ chọn kích vào“Subfolders of this location are also trusted” để đảm bảo tất cả các file trong ổ này đều có thể mở ra.

Nếu bạn click vào OK và sau đó thử mở lại một file từng bị khoá, bạn sẽ nhận ra nó được mở mà không gặp vấn đề gì.

Tuy nhiên, giải pháp này không xử lý vấn đề triệt để. Không thể dùng phương pháp này để unblock các địa điểm mạng lưới. Tuy nhiên, điều đó có nghĩa bạn có thể copy những file không mở được từ một mạng lưới sang một folder đã được gắn nhãn “an toàn”, và chúng sẽ có thể mở được từ đây.

Vô hiệu tính năng bảo mật

Có một tuỳ chọn khác dành cho bạn, nhưng cần thực hiện nó một cách cẩn thận. Các file từ các nguồn có vẻ không an toàn bị khoá vì có lý do của nó – Có thể là chúng nguy hiểm. Nếu bạn chắc chắn có thể mở bất kỳ file nào bạn muốn, bạn có thể bỏ qua tính năng bảo mật này của Office.

Trong Trust Center, đi thẳng vào phần Protected View, sau đó bỏ tích ở các hộp có dán nhãn “Enable Protected View for files originating from the Internet” và “Enable Protected View for files located in potential unsafe locations”, và click OK.

Tất nhiên, với phương pháp này bạn cần chắc chắn bạn đã có các biện pháp bảo mật khác – như phần mềm chống virus, mã độc cập nhật… 

Tạo tài khoản Office 2013 mới

Bước 1: Mở bất cứ phần mềm Microsoft Office nào trên máy tính. Trong bài này ta sử dụng Microsoft Word.

Bước 2: Sau khi khởi chạy ứng dụng, kích vào đường dẫn Switch Account ở góc trên bên phải. Kích vào hình đại diện tài khoản và chọn tùy chọn từ danh sách xổ xuống nếu người dùng đã làm việc trên bất kỳ ứng dụng Office nào.

Bước 3: Microsoft Office sẽ yêu cầu người dùng nhập tài khoản muốn bổ sung. Nếu đang sử dụng một tài khoản cá nhân trên máy tính, chọn Personal, nếu không chọn Organization or School.


Bước 4
: Office bây giờ sẽ yêu cầu nhập thông tin chứng thực tài khoản Microsoft để đăng nhập. Nhập ID đăng nhập và mật khẩu để bổ sung tài khoản phụ.


Vậy là xong! Office sẽ kết nối tới Office trực tuyến và bổ sung tài khoản mới. Người dùng có thể chuyển giữa các tài khoản bằng cách kích vào hình đại diện cá nhân và chọn Switch Accounts. Để xóa một tài khoản, chọn cái muốn xóa và kích vào Remove account.

Người dùng có thể bổ sung không giới hạn tài khoản trong Office 2013.

Kết luận

Việc duy trì nhiều tài khoản cho ứng dụng là điều rất tuyệt vời, cho phép người dùng điều chỉnh cho phù hợp với những tác vụ khác nhau của mình. Bạn có thể tạo lập những tài khoản dành riêng cho công việc tại cơ quan, khi ở nhà hay ở mạng công cộng. Chúc các bạn thành công! 

1 bình luận

  • huỳnh nhi
    đăng bởi huỳnh nhi
    Thứ bảy, 17 Tháng 5 2014 13:18

    sài tab trong word 2013 sao vậy b

    Cảnh báo

Gửi bình luận

Hãy nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu trong ô có dấu (*). Không được phép sử dụng mã HTML.

LIKE để ủng hộ bạn nhé!

 

Tham gia diễn đàn seo hàng đầu Việt Nam

Has no content to show!