Thủ thuật 0ffice 2010: Thủ thuật với thanh Navigation pane

Thanh định hướng (Navigation Pane) trong Microfoft Word 2010 được nâng cấp lên từ bản đồ tài liệu (Document Map) của những phiên bản trước đây và trở thành một thanh công cụ vô cùng hữu ích thiết thực cho người dùng.

Navigation Pane giúp bạn tìm kiếm văn bản, đối tượng của Word như bảng biểu, đồ họa, hay nhảy tới các đề mục, trang cụ thể… Bài viết sau sẽ giúp bạn khám phá những tính năng tuyệt vời với thanh Navigation Pan.

1.  Tìm kiếm nhanh tại Navigation Pane

Tìm kiếm nhanh tại Navigation Pane.

Để mở Navigation Pane, bạn kích vào nút Find trong nhóm Editing của tab Home, hoặc nhấn phím tắt Ctrl + F.

Theo mặc định, Navigation pane sẽ được mở ra ở phần bên trái của cửa sổ Word. Trong hộp nhập liệu “Search Document” trên cùng, nhập vào cụm từ bạn muốn tìm. Kết quả sẽ hiển thị tự động (nếu không bạn nhấn Enter hoặc biểu tượng chiếc kính lúp bên phải của hộp search).
Một thumbnail nhỏ hiển thị cho những đoạn văn bản xung quanh mỗi từ/cụm từ được nhập vào. Để nhảy tới đoạn văn bản này, chỉ cần kích vào thumbnail thích hợp. Các từ/cụm từ được tìm thấy sẽ có màu đậm nổi bật giúp bạn dễ dàng xác định chúng.

Chú ý: Chỉ cần di chuyển cho trỏ chuột tới mỗi thumbnail bạn sẽ nhìn thấy vị trí số trang của đoạn văn bản đó, đồng thời nếu kích chuột vào thumbnail bạn sẽ được nhảy tới trang tương ứng.

2.  Tùy chỉnh tìm kiếm

Để thiết lập các tùy chọn này, bấm vào nút mũi tên chỉ xuống ở bên phải của ô tìm kiếm rồi chọn Options từ trình đơn thả xuống. Một hộp thoại có tên là Find Options sẽ xuất hiện, tại đây, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn trong cửa sổ này để bật hoặc tắt các tùy chọn cụ thể.

Nếu muốn các lựa chọn của mình là tùy chọn mặc định, bạn bấm nút Set as Default, sau cùng, bấm OK để chấp nhận thay đổi và đóng hộp thoại. Trong đó, tùy chọn Match case sẽ yêu cầu Word 2010 tìm kiếm chính xác các ký tự mà bạn nhập vào, ví dụ, nếu bạn nhập “Mode” thì có nghĩa là các kết quả cho từ khóa “mode” sẽ không được tìm thấy. Khi tìm kiếm các văn bản (text) thì tất cả các từ mà bạn nhập trong từ khóa sẽ xuất hiện, bao gồm từ khóa và các từ có ý nghĩa liên quan. Ví dụ, nếu bạn nhập từ khóa là “begin” thì Word 2010 cũng sẽ tự động tìm các từ “beginning”, bạn có thể ngăn chặn điều này bằngcách chọn tùy chọn Find whole words only.

Nếu bạn trình bày văn bản theo một Style thống nhất việc di chuyển đến các phần trong văn bản sẽ dễ dàng hơn, thay vì phải tìm chúng theo từng trang bằng cách chọn thẻ đầu tiên (có tên là Browse the headings in your document) của Navigation Pane.

Bạn cũng có thể chọn thẻ ở giữa (có tên là Browse the pages in your document) để hiển thị nội dung của các trang trong văn bản theo dạng thu nhỏ (thumbnails), có thể bấm chuột vào một trong các trang thu nhỏ này để di chuyển đến trang tài liệu cần xem.

3.  Tìm kiếm các ký hiệu

Bạn cũng có thể sử dụng các ký hiệu trong khi nhập từ khóa tìm kiếm bằng cách chọn tùy chọn Use wildcards. Ví dụ, nếu nhập “c?i” thì các kết quả sẽ hiển thị tất cả các từ hay các phần của các từ có chứa “c” là ký tự đầu tiên và “i” là ký tự thứ ba, tất cả các chữ cái khác có thể khác nhau. Bạn có thể tìm thấy một danh sách các ký tự đại diện từ trang web của Microsoft theo địa chỉ http://tinyurl.com/3rvfho9.

Lưu ý: Khi bấm nút OK để đóng hộp thoại Find Options thì kết quả tìm kiếm cuối cùng của bạn sẽ được xóa tự động, và con trỏ được di chuyển đến trang đầu của tài liệu. Nếu bạn bấm Cancel, các kết quả tìm kiếm sẽ được giữ nguyên vẹn.

4.  Tìm kiếm như trong office cũ

Nếu muốn sử dụng hộp thoại tìm kiếm tương tự như các phiên bản Office cũ, bạn bấm vào nút mũi tên chỉ xuống ở bên phải của ô tìm kiếm của Navigation pane rồi chọn Advanced Find từ trình đơn xổ xuống. Bạn cũng có thể truy cập nhanh đến các thẻ Replace hoặc thẻ Go To của hộp thoại Advanced Find từ trình đơn này.

Một hộp thoại có tên là Find and Replace sẽ xuất hiện, hộp thoại này tương tự như một trong những hộp thoại mà bạn đã thấy trong các phiên bản trước của Word, bạn có thể bấm nút More để làm xuất hiện các tùy chọn tìm kiếm. Bạn cũng có thể chọn để tìm các định dạng nhất định, chẳng hạn như định dạng văn bản với một phông chữ cụ thể, hay phong cách đoạn (paragraph style). Bấm chuột vào nút Special, bạn có thể tìm kiếm các ký tự đặc biệt và các đánh dấu (marks).

Thẻ Replace trong hộp thoại Find and Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế các đoạn văn bản, trong khi đó, thẻ Go To cho phép bạn di chuyển nhanh đến một trang, một phần, một đoạn hoặc một bộ phận và đối tượng cụ thể trong văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng thẻ Go To để tìm các đối tượng Word và các yếu tố trong tài liệu, chẳng hạn như đồ họa hoặc bảng biểu, giống như các chức năng của Navigation Pane. Đầu tiên, bạn hãy chọn mục cần thao tác trong danh sách Go to what, sau đó nhập vào từ khóa muốn tìm rồi bấm nút Go To để xác nhận.

5.  Di chuyển đoạn văn

Với Navigation Pane, bạn có thể di chuyển các đoạn của văn bản đến một nơi khác trong tập tin chỉ đơn giản bằng cách kéo thả lên xuống cửa sổ.

Sau khi mở được bảng Navigation Pane, danh sách các phân đoạn sẽ hiển thị. Để chuyển nhanh đến vị trí phân đoạn nào, bạn chỉ việc nhắp chuột lên phân đoạn đó từ bảng. Muốn thay đổi vị trí phân đoạn, bạn chỉ việc kéo thả chúng đến vị trí muốn đặt.

6. Đóng cửa sổ Pane từ bàn phím

Đóng cửa sổ Pane từ bàn phím.

Người dùng Word hẳn sẽ thấy phiền hà khi liên tục di chuyển chuột để đóng/mở các pane ứng dụng bên trái hay bên phải cửa sổ chính. Trong một số trường hợp, Word cũng cho phép bạn bạn đóng cửa sổ pane bằng nút Esc. Tuy nhiên, sau khi di chuyển qua lại giữa các cửa sổ pane và cửa sổ văn bản, Esc thường không hoạt động.

Muốn sử dụng bàn phím để đóng các cửa số pane, bạn có thể thực hiện theo cách này: Nhấn nút F6 để chuyển sang cửa sổ pane, sau đó ấn nút Ctrl-Space để mở menu, rồi chọn Close.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Office 2010