Cái tên MS Outlook tuy không được đánh giá là phần mềm duyệt mail hay nhất nhưng ít ra nó cũng rất cũng quen thuộc với hầu hết những người làm văn phòng. Dưới đây sẽ là một vài thủ thuật giúp bạn sử dụng Outlook 2003 hiệu quả hơn.
Nội dung chính
Để nhận và gửi e-mail với Outlook XP, bạn cần phải tạo một e-mail account . Bạn chọn menu Tools/ E-mail Accounts. Chọn mục Add a new e-mail account rồi nhấn Next. Chọn loại e-mail server mà bạn sử dụng (theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ khi bạn đăng ký sử dụng), nhấn Next để tiếp tục. Trong hộp thoại tiếp theo này bạn nhập những thông tin cần thiết về e-mail account của bạn như user name, password.
Nếu bạn muốn lưu mật khẩu của bạn vào trong danh sách thì sau khi nhập password bạn chọn mục Remember Password. Trong trường hợp bạn chọn loại e-mail server là Exchanger Server thì bấm nút Check Name để xác nhận server nhận ra tên của bạn nếukhông được thì bạn phải nên báo với người quản trị mạng biết để giải quyết.
Và nếu bạn chọn mail server là POP3 thì bạn bấm nút Test Account Settings để xác nhận là account của bạn đang hoạt động. Cuối cùng nhấn Next và nhấn Finish để kết thúc việc khai báo một e-mail account.
Chọn menu Tools/E-mail Accounts, chọn mục View or change existing e-mail account rồi nhấn Next. Trong hộp thoại xuất hiện chọn e-mail account muốn xóa nằm trong danh sách rồi nhấn Remove và Finish.
Khi một E-mail đã được thiết lập trên Outlook và bạn muốn thay đổi một số nội dung như tên hiển thị, địa chỉ e-mail hay là thay đổi địa chỉ hộp thư đến, hộp thư đi. Bạn chọn menu Tools/E-mail Accounts. Chọn mục View or change existing e-mail accounts rồi bấm Next. Bấm vào e-mail account bạn muốn thay đổi rồi nhấn nút Change.
Outlook hỗ trợ sử dụng nhiều e-mail account và e-mail account được tạo ra đầu tiên sẽ được chọn làm mặc định (default). Do đó để ấn định lại chế độ mặc định cho e-mail account thì bạn chọn menu Tools/ E-mail Accounts. Chọn mục View or change existing e-mail accounts rồi bấm nút Next. Chọn e-mail account muốn làm chế độ mặc định trong danh sách rồi nhấn nút Set as Default.
Khi bạn gửi e-mail đi và bạn muốn e-mail của bạn được Reply lại theo một địa chỉ e-mail khác. Bạn chọn menu Tools/E-Mail Accounts, chọn mục View or change existing e-mail accounts rồi bấm nút Next. Chọn e-mail account bạn sử dụng để gửi e-mail đi trong danh sách rồi bấm nút Change. Bấm tiếp vào nút More settings, trong hộp thoại xuất hiện chọn tab General, trong mục Reply E-mail bạn nhập địa chỉ cần Reply lại và nhấn OK.
Nếu muốn thay đổi tên của e-mail account thì nhập tên cần đổi vào ô bên dưới mục Email account.
Nếu bạn đang nằm trong mục Contact và bạn muốn soạn ngay lập tức đến một người nào đó có trong Contact thì bạn chọn người đó rồi chọn menu Actions – New Message to Contact. Hoặc nếu bạn muốn làm nhanh hơn thì bấm chuột kéo mục Contact của người muốn gửi vào mục Inbox cửa sổ New Message sẽ hiển thị cho bạn với địa chỉ email của người cần gửi đã có sẵn.
Khi bạn soạn e-mail, nếu bạn muốn cửa sổ New Message của bạn xuất hiện thêm mục From thì bạn chọn menu View – Form Field. Nếu muốn mất đi thì chọn lại một lần nữa.
Khi bạn đã gửi một e-mail đi và không biết vì lý do gì đó bạn muốn gửi lại e-mail đó thì bạn bấm chuột chọn mục Send Item trong Folder list rồi chọn e-mail cần gửi lại và chọn menu Actions – Resend This Message.
Khi bạn vừa mới gửi một e-mail đi và bạn đã nhận ra là e-mail đó đã có vấn đề cần phải chỉnh sửa hoặc phải thay thế nó bằng một e-mail khác. Bạn chọn mục Sent Item trong Folder list. Mở e-mail mà bạn muốn gọi lại hoặc thay thế. Bạn chọn menu Actions –Recall this Message, trong hộp thoại xuất hiện nếu bạn muốn gọi lại e-mail vừa mới gửi thì bấm chọn mục Delete unread copies of this message nếu muốn thay thế bằng một email khác thì bấm chọn mục Delete unread copies and replace with a new message. Nếu như bạn muốn Outlook thông báo kết quả, bạn đánh dấu chọn mục Tell me if recall succeeds or fails for each recipient . Khi mà bạn muốn thay thế thì sau khi nhấn OK bạn phải gửi ngay một e-mail khác để thay thế nếu không e-mail đó sẽ được mặc nhiên được gọi lại.
Để hiển thị thông báo khi có mail mới bạn chọn menu Tools/Options, chọn tab References và bấm nút E-mail Options, đánh dấu chọn mục Display a notification message when new mail arrives rồi nhấn OK để đóng hộp thoại lại.
Thay đổi hình dáng chuột khi nhận thư mới:
Chọn menu Tools – Options, chọn tab References bấm nút E-mail Options. Trong hộp thoại, bấm nút Advanced E-mail Options, dưới mục When new items arrive bạn chọn mục Briefly change the mouse cursor rồi nhấn OK để đóng hộp thoại.
Outlook cho phép bạn kết nối đến Mailserver để lấy tất cả những tiêu đề của thư về máy tính của mình sau đó bạn có thể đánh dấu những thư cần lấy về và những thư cần phải xóa ngay tại server không tải về máy nữa. Để sử dụng chức năng này, sau khi kết nối Internet, bạn chọn menu Tools/Send-Receive/Work with headers/ Download Header from để tải những tiêu đề của thư về. Sau khi tải về xong, nếu như bạn muốn tải phần nội dung của thư nào thì bấm chuột phải vào tiêu đề thư đó và chọn Mark todownload Messages, nếu muốn copy message đó về máy ( sau khi tải về vẫn còn bản chính trên server) thì chọn mục Mark to download messages copy và để xóa message không cần lấy về thì bấm nút Delete hoặc nhấn phím Del trên bàn phím. Sau khi đánh dấu các tiêu để của thư xong bạn chọn menu Tools/Send-Receive/Work with headers /Process Marked Headers from để tiến hành tải hay xóa thư từ trên server.
Khi bạn muốn thay đổi màu chữ xuất hiện của của message trên Outlook thì bạn có thể thay đổi bằng cách chọn menu View – Current View – Customize Current View rồi bấm nút Automatic Formatting. Trong cửa sổ xuất hiện, danh sách Rules for this view bạn sẽ chọn từng mục tương ứng với từng ý nghĩa của nó như Unread message sẽ cho phép bạn đổi màu và font chữ khi hiển thị message chưa được mở ra để đọc. Bạn chọn mục tương ứng trong danh sách này rồi bấm nút Font, thay đổi font và màu chữ trong hộp thoại Font rồi bấm OK. Lưu ý là việc này chỉ thay đổi cho những Header của message, việc thay đổi font hiển thị để đọc message không chỉnh ở đây.
Tổng hợp: Xuan Trung
Bạn có từng khó chịu khi ngồi bồn cầu lạnh ngắt trong mùa đông hay…
Bạn đang thắc mắc thuê chung cư 2 phòng ngủ có phù hợp với gia…
Một trong những kinh nghiệm giúp việc mua bán nhà đất diễn ra hiệu quả,…
Khi chọn mua bộ bàn làm việc tại nhà, gia chủ tuổi Ngọ nên cân…
Hiện nay, chi phí để thuê mặt bằng công ty tại các thành phố lớn…
Hồ cá Koi bằng thùng xốp được khá nhiều người sử dụng để nuôi cá…