Tổng quan về Microsoft Office Access 2003

Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office, là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để dễ dàng xây dựng các chương trình cho một số các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán…

1/- Giới thiệu

Microsoft Access là phương tiện để trao đổi thông tin trên mạng Internet và Intranet, giúp người dùng nhanh chóng tạo và sử dụng các chương trình ứng dụng trên mạng. Access không những dễ dàng liên kết các thông tin liên quan mà còn có thể làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác: dBASE, Paradox, SQL trên nhiều loại máy tính: máy tính văn phòng (PC), máy chủ (Server) máy mini và máy lớn (mainframe). Access đảm nhận hai vai trò: phần mềm trên máy khách (client) hoặc máy chủ và dễ dàng truy cập các chương trình ứng dụng khác như Microsoft Word, Exel, PowerPoint.

Mỗi một tệp chương trình thường có có một đuôi quy định, ví dụ các tệp của Microsoft Word 2003 có đuôi là .doc, tệp chương trình Pascal có đuôi là . pas … Một tệp chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB

Một hệ chương trình do Access tạo ra gọi là một Database (cơ sở dữ liệu). Trong các ngôn ngữ như C, Pascal, Foxpro,. .. một hệ chương trình gồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức một cách riêng biệt. Nhưng trong Access toàn bộ chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệp duy nhất có đuôi. MDB. Như vậy thuật ngữ hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu được hiểu là tổ hợp bao gồm cả chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọn nhiều khi ta gọi chương trình thay cho thuật ngữ hệ chương trình. Như vậy từ đây khi nói đến chương trình hay hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu thì cũng có nghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả chương trình và dữ liệu do Access tạo ra.

2/- Làm việc với Microsoft Access

2.1/- Khởi động Access

Để khởi động (chạy ) Microsoft Access bạn phải chắc chắn rằng Microsoft Office ( trong đó có thành phần Microsoft Access ) đã được cài đặt đúng cách trên máy tính.

Có nhiều cách đề khởi động Microsoft Access phụ thuộc vào máy tính của bạn.

Cách 1: Chọn Start, Program, Microsoft Access.

Cách 2: Chạy từ icon trên Desktop hoặc TaskBar.

Cách 3: Trong trường hợp không tìm thấy shortcut của chương trình trên Desktop hoặc trong menu start ta có thể chạy trực tiếp tập tin Msaccess trong thư mục đã cài đặt Office thông thường là “C:\Program Files\Microsoft Office\Office”. Kết quả nhận được ở hình 1.1: Tại hình này:

– Nếu muốn mở một cơ sở dữ liệu đã có thì chọn trong danh sách ở mục Open. – Nếu muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới thì chọn Create a new file.

Hình 1.1: Cửa sổ Microsoft Access.

2.2/- Tạo một cơ sở dữ liệu

Trong Access tích hợp tất cả các đối tượng tạo thành file có đuôi là .MDB Để tạo 1 cơ sở dữ liệu mới ta làm như sau:

Từ cửa sổ Microsoft Access: chọn menu File, chọn chức năng Create a new file ( hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ). Tại cửa sổ tiếp theo ta bấm chuột tại biểu tượng Blank Database để hiện ra cửa sổ hình 1.2:

Hình 1.2.

Chọn thư mục sẽ chứa tệp cơ sở dữ liệu cần tạo trong hộp Save in (ví dụ thư mục My documents) sau đó đặt tên cơ sở dữ liệu trong hộp File name (chẳng hạn: Quanlyhanghoa). Cửa sổ tương ứng khi đó có dạng hình 1.3.

Hình 1.3.

Kích chuột tại nút Create. Kết quả hiện ra cửa sổ tại hình 1.4:

Hình 1.4: Cửa sổ chính Database.

Cửa sổ trên hình 1.4 được gọi là cửa sổ Database. Đây là một trong những cửa sổ rất quan trọng của Access. Cửa sổ bao gồm:

Hệ menu với các menu: Open, Design, New …

Tiêu đề Database: Quanlyhanghoa là tên của cơ sở dữ liệu.

Các đối tượng của một cơ sở dữ liệu trong Access gồm (các mục):

+ Table: Đây là các bảng của cơ sở dữ liệu.

+ Query: là các truy vấn của cơ sở dữ liệu.

+ Form: các form dùng để thiết kế giao diện chương trình.

+ Report: Các báo cáo thống kê.

+ Macro: các Macro dùng để thực thi các hành động trong CSDL.

+ Module: chứa các thủ tục được viết bằng Access Basic.

2.3/- Làm việc với cơ sở dữ liệu đã tồn tại

Giả sử đã có cơ sở dữ liệu Quanlyhanghoa trong thư mục C:\My Documents. Để làm việc (xem, bổ sung, thực hiện chương trình ) với cơ sở dữ liệu trên ta lần lượt thao tác như sau:

Bước1: Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, Open Database… hoặc kích chuột tại biểu tượng Open trên thanh Standard Toolbar. Kết quả ở hình 1.5:

Bước 2: Chọn thư mục trong đó có chứa tệp cơ sở dữ liệu cần mở trong hộp Look in. Kết quả trong cửa sổ sẽ hiện ra danh sách các cơ sở dữ liệu trong thư mục này nếu giá trị tại hộp File of type là: Microsoft Access.

Trong trường hợp có quá nhiều cơ sở dữ liệu đã tồn tại để nhanh chóng tìm được cơ sở dữ liệu cần mở ta chú ý đến một số tuỳ chọn khác trên cửa sổ như: Last modified, text or propery…

Hình 1.5.

Bước 3: Chọn tên cơ sở dữ liệu muốn mở tại hộp File name (hoặc kích kích chuột tại tên của cơ sở dữ liệu cần mở hiện trong cửa sổ),ví dụ Quanlyhanghoa, sau đó kích chuột tại nút Open. Kết quả nhận được trong hình 1.6:

Khi mở xong một cơ sở dữ liệu, nếu muốn chọn mục nào thì ta bấm chuột vào mục đó. Như hình trên ta đang chọn mục Tables, mục này chứa danh sách các bảng của cơ sở dữ liệu Quanlyhanghoa. Nhìn vào mục Tables của cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu ta thấy mới chỉ có bảng hang (hàng).

Hình 1.6.

Tổng hợp: Xuan Trung