Hướng dẫn cách lọc các bản ghi trùng lặp trong Excel 2007

Có trường hợp các dữ liệu trong một danh sách hay một bảng dữ  liệu bị trùng lặp, hãy dùng tiện ích của excel 2007 để lọc nó vì cách làm này rất nhanh chóng mà đơn giản.

Nếu như bạn gặp phải trường hợp trùng lặp dữ liệu trong một danh sách hay một bảng dữ liệu thì đừng nghĩ đến chuyện lọc nó bằng phương pháp thủ công nhé. Việc làm này rất mất thời gian mà đôi khi lại cho bạn kết quả không chính xác. Hãy tận dụng tối đa các tiện ích của Excel để công việc của bạn trở nên đơn giản hơn và trong trường hợp này cũng thế. Bạn hãy sử dụng công cụ lọc bỏ các bản ghi trùng lặp để công việc trở nên nhanh nhóng, đơn giản và hiệu quả nhất.

Xem thêm: Tạo biểu đồ trong Excel 2007

Ví dụ:

Các dòng bôi màu đỏ có dữ liệu trùng trên trường TỜ BD, SỐ THỬA. Trường HỌ TÊN 1: Nguyễn Hoàng An có 2 dòng bản ghi chứa cùng thông tin về TỜ BD, SỐ THỬA.

Chức năng này sẽ lọc bỏ bớt các dòng bản ghi trùng lặp thông tin:

Đầu tiên, bạn chọn vùng cần lọc dữ liệu, ở đây là từ A1:J21, chọn menu Data -> nút Remove Duplicate

Trong hộp thoại Remove Duplicate, các bạn sẽ thấy 2 nút lệnh:

•    Select All: để chọn tất cả các trường trong bảng dữ liệu

•    Unselect All: hủy chọn tất cả các trường trong bảng dữ liệu

Nút check My data has header: Nếu dữ liệu của bạn có hoặc không có các đặt tên các trường, nếu có đặt tên trường mà không dấu chọn kiểm tra nút này thì các trường sẽ thành thứ tự các cột theo ABC

Nếu có tên trường và thực hiện đánh dấu kiểm tra vào mục này thì tên trường sẽ hiển thị.

Ví dụ ở đây để lọc các thông tin trùng trên trường TỜ BD, SỐ THỬA ta thực hiện thao tác:

– Chọn nút Unselect All để hủy chọn

– Đánh dấu chọn vào 2 trường TỜ BĐ, SỐ THỬA, tiếp theo chọn OK

Chương trình sẽ lọc các bản ghi trùng theo kết quả ở bảng dữ liệu sau:

Các bạn sẽ thấy ở đây có tổng cộng 20 dòng bản ghi, sau khi thực hiện cho kết quả có 03 bản ghi trùng sẽ loại bỏ và còn 17 bản ghi.

Hãy khám phá các tính năng của excel nhiều hơn nữa vì chỉ với một vài thao tác nhỏ như trên là bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chắc chắn công việc của bạn sẽ đạt được hiệu quả cao hơn.