Thủ thuật in ấn trong Excel 2010

So với các phiên bản trước, Microsoft Excel 2010 có nhiều tính năng hỗ trợ cho việc in ấn của bạn dễ dàng hơn, trực quan hơn vì bạn có thể thấy được kết quả ngay trên màn hình mà không cần chọn chế độ xem trước.

Bạn có thể tha hồ chọn kiểu xem với  3 chế độ hiển thị là Nornal View (chế độ mặc định), Page Layout View (xem trước khi in) và Page Break Preview (chế độ phân trang) . Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể các thủ thuật in ấn với Excel 2010: Định dạng trang in, in tiết kiệm và in trang chẵn lẻ.

1. Thiết lập thông số cho trang in

Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout -> nhóm Page Setup . Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout ->đến nhóm Page Setup ->nhấn vào nút  mở hộp thoại góc dưới bên phải.

–  Chiều trang in:

Cách 1: Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Orientation ->chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)

Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Orientation ->chọn chiều trang in Portrait / Landscape

– Khổ giấy:

Cách 1:  Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Size ->chọn khổ giấy

Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Page size->chọn giấy

– Căn lề giấy:

Cách 1: Ribbon – >Page Layout ->Page Setup ->Margins ->chọn kiểu chừa lề

Cách 2: Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Margins ->nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left(lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (canh giữa trang theo chiều dọc)

– Chọn vùng in:

Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Print Area ->Set Print Area.

–  Ngắt trang:

+ Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đó vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Breaks->Insert Page Break. (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)

+  Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dưới dấu, sau đó vào Ribbon->Page Layout ->Page Setup->Breaks ->Remove Page Break.

+ Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon->Page Layout ->Page Setup->Breaks->Reset All Page Breaks.

– Thêm hình nền:

Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup->Background ->chọn hình lưu trữ trên máy->nhấn nút Insert.

–  In tiêu đề dòng và cột:

Vào Ribbon ->Page Layout->Sheet Options->Headings->chọn Print

–  In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang:

Bước 1:  Vào Ribbon->Page Layout->Page Setup->Print Title

Bước 2: Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào ->$1:$1

Bước 3: Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A ->$A:$A

Bước 4: Nhấn OK hoàn tất.

Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A

– Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in

Trong một số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất định khi đó ta dùng Ribbon->Page Layout ->Scale To Fit ->Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phóng to tới 400%.

– In đường lưới của các ô:

Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon->Page Layout ->Sheet Options->Gridline->Print.

– Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang:

Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.

Vào Ribbon View ->chuyển sang chế độ xem Page Layout->Tiến hành thêm Header và Footer vào.

2. In tất cả các cột Excel trên một trang giấy

Khi in file Excel có nhiều cột trong Excel 2010, bạn hoàn toàn có thể thiết lập để co giãn chiều rộng các cột sao cho khớp với trang giấy. Vào menu File > chọn Print, trên trang thiết lập mở ra, bạn nhấn chuột vào hộp tùy chọn cuối cùng dưới trường Settings chọn Fit All Columns on One Page. Sau cùng nhấn Print để in.

 

3.  In trang chẵn lẻ

Đầu tiên bạn phải lưu lại file Excel sang file PDF, sau đó bạn in chẵn lẻ bình thường với các phần mềm đọc PDF như Foxit Reader, Adobe Reader.

Bước 1: Lưu file Excel cần in sang dạng PDF để mọi định dạng giữ được gần như nguyên gốc trên Excel.

Excel 2010 đã tích hợp sẵn công cụ lưu file dưới dạng PDF, các bạn bấm vào menu File/Save As Để lưu file sang 1 tệp khác tệp gốc.

Ở bảng hiện ra, bạn chọn PDF như hình:

Bước 2: in ấn với phần mềm đọc PDF như Foxit Reader, Adobe Reader,… Khuyên dùng Foxit reader nếu bạn chủ yếu dùng để đọc PDF.

Mờ file PDF vừa lưu, bấm tổ hợp phím Ctrl+P hoặc vào menu File/Print để tiến hành in. Chúng ta sẽ bắt đầu in trang lẻ trước, bạn chọn máy in, sau đó chọn như hình:

Bạn nên xem trước file PDF để tránh một số trang trắng không cần in, ví dụ thực tế tài liệu của bạn chỉ có 30 trang, nhưng trên file PDF vẫn báo là 89 trang, bạn chỉ cần chọn lại mục Page From từ 1 to 30 là được. Ở mục Subset, ta chọn in nguyên trang lẻ: Odd page only.

Khi in xong lượt trang lẻ, ta úp giấy in lại đưa trở lại cổng giấy vào của máy in và chọn ngược lại: in từ trang 30 về ngược trang 1 và chỉ in những trang chẵn.

Trong Excel 2010 nếu bạn biết cách tận dụng và sử dụng thủ thuật một cách hợp lý, quản lý công việc của bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều, nếu bạn chưa thực sự nắm rõ điều này bạn có thể xem tại Thủ thuật Excel trên Office 2010 giúp quản lý công việc hiệu quả của chúng tôi.