Tính năng của Microsoft Excel 2013 P1

Microsoft Excel 2013 đã mang lại những tính năng mới, giúp người dùng tiện dụng hơn những phiên bản trước đó. Sau đây hãy cùng chúng tôi trải nghiệm một vài tính năng nổi bật và thường được sử dụng nhiều nhất của Excel 2013.

1.Trải nghiệm tính năng chia sẻ với Excel 2013

Trong Excel 2010, tùy chọn Save & Send đưa cho người dùng khá nhiều lựa chọn, nhưng nhiều khi những lựa chọn này lại làm mờ đi quan điểm của người dùng mới, buộc họ phải tick vào một vài lựa chọn cho an toàn. Giờ đây, bạn có thể truy cập vào các lựa chọn này một cách có tổ chức và thân thiện hơn với các thẻ Share, Save As và Export. Phiên bản mới này không chỉ cho phép người dùng lưu trữ tài liệu trên các dịch vụ lưu trữ đám mây mà người dùng còn có thể chia sẻ tài liệu với người khác thông qua các đường dẫn đến tập tin được lưu trên ổ đĩa trực tuyến.

Đầu tiên, tôi lưu tài liệu bằng tài khoản SkyDrive.

Thông tin file sau khi được lưu

Sức mạnh của các mạng xã hội cũng được tích hợp vào Excel 2013, cho phép bạn đăng bài lên các mạng xã hội như Facebook thông qua đường link dẫn đến tập tin được lưu trên ổ đĩa trực tuyến (public). Để sử dụng tính năng này, bạn truy cập vào menu Share trên thanh điều hướng rồi lựa chọn tùy chọn Post to Social Networks.

Ở đây, tôi chọn tính năng gửi email đến bạn bè, bạn có thể chọn loại định dạng để gửi.

Lúc này, file Excel của bạn sẽ được gửi đến bạn bè bằng MS Outlook.

2.Cách chèn chữ, logo chìm vào Microsoft Excel 2013

Hướng dẫn các bước tạo watermark (ảnh hoặc chữ được in mờ dưới nền văn bản) trong tài liệu Microsoft Excel 2013.

Gần đây, cũng đã đăng bài hướng dẫn cách chèn chữ, logo chìm (watermark) vào tài liệu Microsoft Word 2013. Bạn cũng có thể chèn watermark vào bảng tính trong Excel 2013. Tuy nhiên, bạn phải chèn thủ công bằng cách dùng các công cụ Header và Footer.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở bảng tính trong Excel và nhấn vào tab (thẻ) “Insert” trong thanh Ribbon.

Bước 2: Trong mục Text, nhấn vào “Header & Footer”. 

 Lưu ý: Nếu cửa sổ Excel của bạn có kích thước nhỏ, mục Text có thể được cho vào một nút sổ xuống. Trong trường hợp đó, hãy nhấn vào nút “Text” và chọn “Header & Footer” từ mục Text sổ xuống. 

Bước 3: Xuất hiện tab “Header & Footer Tools Design”. Để chèn vào một bức ảnh làm watermark, nhấn vào “Picture” trong mục“Header & Footer Elements”.

 Bước 4: Hộp thoại “Header & Footer Elements” xuất hiện. Chọn vị trí của file ảnh muốn chèn. Trong ví dụ minh họa này là chọn ảnh lưu trong ổ đĩa bằng cách nhấn “Browse” ở cạnh “From a file”. 

 Bước 5: Tìm tới vị trí file ảnh, chọn ảnh và nhấn “Insert”.

Bước 6: Trong khi header vẫn mở, ảnh sẽ được đại diện là “&[Picture]”. Tùy thuộc vào kích thước của ảnh, bạn có thể chèn vào các dòng trống trước “&[Picture]” để đưa ảnh vào trung tâm trên bảng tính.

 Bước 7: Để hiện ảnh dưới nội dung của file, nhấn vào một ô bất kỳ ngoài Header. Bạn sẽ nhận thấy hình ảnh được hiển thị dưới phần văn bản và đồ thị trong file, nhưng với đầy đủ màu sắc vào có thể rất đậm.

Bước 8: Bạn có thể dễ dàng làm cho ảnh mờ đi bằng cách mở Header để xuất hiện tab “Header & Footer Tools Design”. Nhấn vào“Format Picture” trong mục “Header & Footer Elements”. 

Bước 9: Nhấn vào tab “Picture” trên hộp thoại “Format Picture” và chọn “Washout” từ danh sách sổ xuống ở phần “Color”. Nhấn“OK”.

 

Hình ảnh sẽ mở đi bên dưới nội dung văn bản và biểu đồ.

Bạn cũng có thể dùng văn bản làm watermark bằng cách nhập văn bản vào Header (đằng trước là các dòng trống để đưa văn bản vào trung tâm trên bảng tính), chọn văn bản và chọn màu xám nhạt. 

Để xóa watermark, bạn chỉ cần mở Header một lần nữa, chọn “&[Picture]” xóa đi, sau đó nhấn vào một ô bất kỳ ngoài Header để lưu lại thay đổi. 

3.Thêm chú thích vào bảng tính trên Excel 2013

Khi thiết lập một bảng tính với hàng trăm, hàng ngàn ô số liệu, các ô số liệu này sẽ liên kết với nhau nhưng với số lượng lớn các ô như thế ngay cả bản thân bạn cũng có thể quên một số thông tin về ô đó như số liệu này nằm ở hồ sơ nào, chứng từ nào… Còn nếu bạn chia sẻ bản tính này với người khác thì vấn đề càng phức tạp hơn.

Để giải quyết vấn đề này, cách tốt nhất là thêm các chú thích vào các ô bảng tính. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn thêm các chú thích vào ô bảng tính trên Excel 2013 nằm trong bộ ứng dụng văn phòng MS Office 2013 mới nhất của Microsoft.

Thêm chú thích vào bảng tính trên Excel 2013

Công thức N() cho phép bạn thêm một chú thích trực tiếp vào bên trong một ô bảng tính. Để sử dụng chức năng này bạn chỉ cần thêm một dấu cộng (+) vào cuối của công thức chính và sau đó nhập vào một chuỗi văn bản chú thích vào trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn (chi tiết xem hình bên dưới).

Khi đó, công thức trong bảng tính vẫn chạy bình thường nhưng bạn sẽ thấy nội dung chú thích bên trong thanh Funtion ở phía trên.

Thêm chú thích vào một ô bảng tính

Với tính năng này, khi rê chuột vào ô bảng tính một popup nhỏ sẽ hiển thị ngay ô bảng tính đó chứa nội dung mà bạn muốn chú thích. Chẳng hạn như trong ví dụ minh họa sẽ thực hiện một công thức lấy số ngẫu nhiên từ 1 đến 49 và khi ai đó rê chuột vào ô này, trình tự thực hiện việc lấy số ngẫu nhiên sẽ hiển thị để hướng dẫn người xem các thực hiện.

Để thêm chú thích vào ô bảng tính thì bạn chỉ việc chọn ô cần chú thích, từ thanh menu Ribbon phía trên chọn thẻ Review/New Commenthoặc sử dụng tổ hợp phím Shift+F2.

Ngay lập tức một popup nhỏ sẽ hiển thị ngay tại ô đó, bạn chỉ việc chỉnh sửa nội dung bên trong popup đó là được.

Khi đã chỉnh sửa xong, bạn chọn một ô bất kỳ ngoài ô vừa chọn để hoàn tất thao tác. Đối với những ô bảng tính có chèn chú thích thì sẽ xuất hiện một dấu tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải của ô bảng tính. 

Còn nếu bạn không muốn chú thích cho ô bảng tính đó nữa thì đơn giản bạn chỉ việc bấm phải chuột vào ô đó sau đó chọn Delete Comment.

Với thủ thuật trên, bạn có thể sử dụng để hướng dẫn học viên của mình trong việc thao tác trên bảng tính hoặc chú thích để tránh nhầm lẫn khi thực hiện các phép tính trên Excel.

Xem thêm Tính năng của Microsoft Office Excel P2.

Biên soạn: Xuân Trung