Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức trong Excel 2010

Trong một bảng tính Excel, bên cạnh các ô chứa dữ liệu sẽ có rất nhiều ô chứa công thức. Và sẽ có lúc bạn nhận thấy cần một sự bảo mật để người khác không thể thay đổi nội dung ô chứa công thức đó (trong khi lại cho phép họ thay đổi các ô có chứa dữ liệu). Cách dễ nhất là cũng phổ biến nhất là Protect (bảo vệ) bảng tính.

Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn nên cũng gây khó khăn nếu bạn muốn nhờ người khác thay đổi dữ liệu.

Tìm hiểu thêm về các thủ thuật trong Excel 2010, bạn có thể xem tại  Thủ thuật máy tính của chúng tôi.

Có ba giải pháp để bạn có thể bảo vệ ô chứa công thức mà cho người khác can thiệp vào ô chứa dữ liệu: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng Data-validation cho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ. Cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ 3 cách bảo mật ô chứa công thức trên.

1.  Khóa các ô chứa công thức

Đây là cách dễ nhất để bạn áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ. Bạn thực hiện như sau:

–  Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1.

–  Nhấn nút phải chuột và chọn  Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi nhấn OK:

Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked.

–  Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn  Home → Find & Select → Go To Special; hoặc nhấn Ctrl+G hay F5 rồi nhấn vào nút Special…. Hộp thoại sau đây sẽ mở ra:

Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức.

–  Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn  Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấn OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn   Hidden, nhấn OK.

–  Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet…; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]:

Chọn Protect Sheet từ Home.

Chọn Protect Sheet từ Review.

–  Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn  Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:

Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet.

Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ, có thể không xem thấy được nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa.

2.  Sử dụng Data-validation

Sử dụng Data-validation giúp bạn không cho người khác ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, với phương pháp này bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích…

Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năng  Go To Specials như đã nói ở trên. Với những ô chứa công thức đang được chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data | Validation]. Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =” “ vào khung Formula, rồi nhấn OK, như hình sau:

Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức.

Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại, phương pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng như dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức.

3.  Tự động bật tắt chức năng bảo vệ

Phương pháp này sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính ( Protect) mỗi khi bạn chọn một ô đã được khóa ( locked), và nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa.

Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) đã được khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa (như đã trình bày ở phương pháp thứ nhất). Sau đó, bạn nhấn  Alt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây (Lưu ý: Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn  Password:=”Secret”, hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn).

Nếu bạn lo rằng người khác có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọn Tools → VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm: Từ khóa  Target được sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang “active” ngay tại thời điểm nó được chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhưng trong dãy đó, chỉ có một ô “active” mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý do này, nếu một người nào đó chọn một dãy các ô (với ô “active” không bị khóa), thì người đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã được tự động bật!